深圳會務公司_說說會議活動全案策劃和現場執行

做過活動的小伙伴都知道，活動在確定策劃方案后，就需要將工作細化，并落實到具體負責任來執行落地，活動執行負責任的標準是確保活動順利進行，加分項是活動辦得出彩，這一點題主必須明確。

執行的前期準備要完成哪些內容?

一、活動前期

執行必須完全了解策劃方案、項目的情況、甚至是活動方(公司)或者行業的情況。你不能說人家是一個科技類的峰會，給人家搞成大賣場的活動，對吧。除此之外，你還需要對活動的流程、場地、到場人員數量等所有背景信息有所了解。

二、活動中期

執行需要和很多人對接，主要是客戶這邊的項目各個負責人。一方面是確定策劃方案的準確無誤，另一方面是與客戶確定根據策劃方案做出的各種設計是否可行，這是一個需要耐心和細心的過程。同時，為了確保活動的順利進行，執行還需要對活動有一定的危機風險預判，并且做出相應的對應策略，以防萬一。

三、活動后期

物料的制作。在中期已經完成了各個物料的設計，到了這一階段就需要制作物料了。物料就牽扯到很多的供應商，這需要更提前一點的時間去溝通，比如中期。在對接物料這一塊，需要考慮物料的制作周期，和物流的時間成本。因此，整個活動下來，一定要做好時間的規劃。

執行在活動期間的工作內容是什么?

四、活動進場

在活動開始之前，執行需要把現場布置好，也就是進場。這一部分都是需要提前約好時間，在活動前一天進場，各大供應商必須到位。比如鮮花、大屏、燈光音響、桌椅、KT板、簽到墻等等。

五、活動彩排

小活動一般就一次彩排;大活動一般分為2-3次彩排，一次普通彩排，一次帶妝彩排(發型、舞臺妝、服裝)。提前通知客戶、表演團隊、主持人、設備團隊(化妝團隊、服裝團隊、道具團隊、演奏團隊、燈光音響設備團隊等等)。

六、活動現場

嘉賓、媒體必須要通知到位的，提前一個月、提前3天、活動當天提前半個小時至一個小時再通知一下具體的時間和位置。人都到位以后，活動也差不多開始了。

七、危機處理

活動當中有時候會遇到一些小問題，比如說活動開始了某個演員遲到了，某個設備突然出現了問題、某某視頻突然播放不出來了等等。這種時候，執行需要迅速做出反應，去解決問題，確保活動順利進行。如果嘉賓和客戶沒有看出來，那就是你的勝利。

八、會后專訪

一般涉及到需要媒體專訪的，電影發布會、新聞發布會等會有，小的活動大部分是沒有的。如果有媒體專訪的話，需要提前安排好采訪的會議室，把采訪稿或發言稿提前給到被采訪者。

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