深圳會務公司_舉辦大型論壇峰會要注意的事項

大家都知道，一般會議分為對內會議和對外會議，一些對內的小型會議就畢竟簡單，一般HR、市場部，或者品牌部的小伙伴都可以搞定，因為人員不多，而且流程也相對少。

但是，日常工作也會面對舉辦500人以上，甚至萬人場的大型論壇峰會，那會議活動要考慮的細節就太多了，大型論壇峰會的會務工作極為繁雜，因為這些工作往往意味著任務重、要求高、難度大。那么，怎樣才能做好大型論壇峰會會務工作呢？

一、論壇峰會方案的制定

確定論壇峰會方案的第一步就是確定論壇峰會的主題。論壇峰會主題要緊緊圍繞大會總體的工作目標任務。論壇峰會方案是論壇峰會組織安排的總綱，一套完整齊備的論壇峰會策劃方案會讓整個論壇峰會的執行事半功倍。制定論壇峰會方案應當注意以下幾個方面：

1.論壇峰會方案需要明確論壇峰會日程安排及各項議程之間內在的邏輯關系，使各場次論壇峰會能順利銜接。方案一般應包括論壇峰會名稱、時間地點、出席人員、論壇峰會任務、議程、

工作組設置及文件起草工作、會務秘書工作、組織人事工作、宣傳報道工作、后勤服務工作、安全保衛工作等內容。

2.加強溝通。一方面需要加強與上級的溝通請示工作。另一方面，需要加強橫向的溝通銜接工作。大型論壇峰會的順利開展，離不開會務組織部門與文件起草、組織人事、宣傳報道、后勤服務、安全保衛等部門的密切配合和相互協作。因此在論壇峰會籌備期間，必須加強與上述部門的橫向溝通銜接工作，合理調整工作進度，加強配合，共同推進籌備工作全面有序進行。

3.合理安排分解工作任務，明確工作職責。細化策劃方案的時間節點，使各部門能夠按照時間節點倒退安排時間表，保證按時按質完成工作。

二、論壇峰會場地的布置

在論壇峰會開始之前，會務組織者應提前對會場、住地進行勘察了解，并做相應的會場布置。一是會場和論壇峰會用品的準備布置。二是迎送接待儀式的確認及排練。三是確保乘車安全和用餐標準。根據大會日程一項項地對會務細節進行實地演練，按照“提前一天”“提前兩個小時”“提前一個小時”的標準做好論壇峰會場地布置工作，即每一個會場提前一天布置完畢，每一項活動提前一天部署到位；會務工作者提前兩個小時到達會場，一切準備工作提前兩個小時就緒；全體論壇峰會時組織論壇峰會代表和列席人員提前一個小時入場。

三、論壇峰會流程的執行

為了確保論壇峰會的順利進行，也為了讓參與論壇峰會的人員知悉整個論壇峰會流程，最好事先確定論壇峰會的流程圖或者流程表。

在論壇峰會執行期間，熱情周到的論壇峰會服務工作是必不可少的。論壇峰會服務分為會場內服務和會場外服務，涉及論壇峰會報到、食宿安排、醫療服務、車輛安排、材料分發、引導入座、論壇峰會記錄、錄音攝像等諸多環節。只有做好論壇峰會服務工作，才能更好地推進論壇峰會流程的執行。

四、論壇峰會結束的總結

一次成功的論壇峰會，離不開合理安排的會后工作。

一是統籌做好會后服務。要注重統籌銜接，提前擬定大會閉幕后系列后續論壇峰會和活動的組織實施方案，做好組織協調工作。

二是全面做好會后總結。及時總結會務工作中的經驗和教訓，對已有的會務工作流程、工作規則等進行修改和完善，使之更加適應新時期會務工作的需要。要注意收集論壇峰會代表對會務工作的意見和建議，認真采納其中的合理部分，促進辦會能力不斷提高。

三是及時整理論壇峰會資料。要牢固樹立檔案意識，在會前、會中、會后都安排專人收集整理論壇峰會方案、論壇峰會通知、論壇峰會須知、發言材料、論壇峰會記錄、音像資料等論壇峰會檔案資料，按類別整理成資料匯編，為今后辦會提供工作參考。

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