深圳會議策劃_成功舉辦大型會議活動不得不說的秘密

無論舉辦什么類型的會議活動，都難免辛勞——你常常需要面對多個群體、解決各種復雜問題，并應對計劃外的突發狀況。很多人都不乏有舉辦社交聚會的經驗，比如生日聚會或晚宴。

然而，舉辦一場具有專業性的會議活動則有所不同，從諸多方面而言都更具挑戰。雖然我們自己經常參加這些會議活動，但舉辦方所投入的努力我們卻不一定了解。

最成功的會議活動往往看起來毫不費力，因為協調和籌備工作都已經由幕后工作人員完成。

舉辦一場成功的會議活動，需要遵循以下四個步驟，1）前期籌備；2）宣傳推廣；3）規劃落實；4）報道宣傳。

一、前期籌備

在正式舉辦會議活動之前，需要先思考會議活動的必要性。

首先，你需要撰寫一份擬辦會議活動的目標陳述，充分思考組織該會議活動的動機，并撰寫一份簡要的宗旨陳述，它將指導你在整個會議活動規劃過程中的工作。需要思考的兩大重點問題是：

會議活動類型是什么？會議活動的理想結果是什么？是為了分享知識，拓展人脈，社區建設，抑或是宣傳推廣？

會議活動結束時，參與者應該有哪些收獲？關于參與者本身也要思考，誰會來，為什么他們會來？

明確會議活動目標以及會議活動參與者之后，要擬出一份演講者的候選名單。在決定邀請演講者時，格局要夠大，且勇于打破常規。

雖然像馬云或是埃隆·馬斯克（Elon Musk）這樣的名人現身可以使會議活動名聲大振，吸引大量觀眾，但是最契合會議活動的演講者不一定是知名總裁或高管。

有時一線專家對于政策更加熟悉，能夠深入話題細節，坦言真實想法。另外，在和潛在演講者接觸時，也應考慮到實際情況，如時間限制，并充分利用現有的關系網絡。

邀請擁有不同背景的演講者是關鍵——應包括美國和中國企業內人士，既要有跨國集團代表，也要有中小型企業代表。

接下來，考慮會議活動的候選地點。會議活動要在辦公室、會議中心還是酒店宴會廳舉行？

如果條件允許，在規劃階段應前往舉辦地點考察，并且試著在腦中勾畫出會議活動的場景。會議活動地點的布置應注重創意，營造出良好氛圍，從而有利于更好實現會議活動的目標。

如果會議活動期間探討的內容繁多，則應該布置成配備桌椅的“課堂風格”，以便參與者記筆記；如果想鼓勵與會者參與互動，則可以考慮將椅子擺成半圓形；

如果會議活動的目標是促進人際交往，則可以考慮提供西式小點和雞尾酒，讓人在觥籌交錯中產生交流的意愿。

另外，還需要思考會議活動流程，起草臨時議程。你需要為整個會議活動起草詳細的時間表，將其細分為多個環節，包括注冊、開場、演講者發言和觀眾問答。最后可以安排人際交往環節。

請記住，時間總是轉瞬即逝，演講者準備的內容往往過多，導致發言超時。考慮到大多數會議活動都不可能完全按照計劃進行，一定要留出緩沖的時間。

準備一場會議活動的最后一步是制定預算。按照我的經驗，預算應盡量保守——將成本略微估高，但將預計收入略微估低。

這一小策略將降低你在財務預期方面的壓力，給予你足夠的緩沖空間將所有偶然事件和突發狀況都考慮在內。

制定預算時需要考慮到各類成本，包括會議地點租賃費用、會議活動現場支持人員費用、餐飲費用。

二、宣傳推廣

完成會議活動地點確認、演講者邀請和預算編制之后，是時候將重點轉向參與者。你可以再次參考目標陳述，并從參會者的角度思考：如果你是參會者，希望從本次會議活動中獲得什么？

每一場專業性質的會議活動都需要專門的網頁或者至少一份可于廣告發布和在線推廣的電子海報。一個優秀的網頁或者是海報需簡明扼要，但應包括以下關鍵信息：

會議活動內容：標題、宗旨、演講者姓名／頭銜、入場費、注冊信息及二維碼以供掃描獲取更多信息。

視覺輔具：找一張照片或者是制作出美觀切題的視覺圖案。一個秘訣就是插入包含人的照片，這樣一來，人們就可以想象自己參與時的場景，從而激發共鳴，而不僅是一個冷冰冰的標志。

完成這一工作后，便可以進行會議活動推廣。推廣方式多種多樣：電子郵件、社交媒體以及傳統的口頭宣傳模式！群發郵件是有效的工具，但是最好能更有針對性。

“每一個人都希望自己獨一無二，不僅是一串名單中的一個號碼，” 中國美國商會市場與傳播部前高級總監羅克然（Graham Norris）表示，如果條件允許，“應發送個性化的邀請函，在開頭直呼收件人的名字，略掉姓氏，親切友好地問候他/她。”

一個小技巧就是使用微軟辦公軟件的郵件合并功能。這樣的話，即可生成直呼其名的個性化問候語。

使用郵件合并功能的郵件也將直接從你的個人郵箱發送，而并非群發系統。只有這樣，才能提高人們打開郵件的概率。

與一般的認知不同，你發送出的郵件數量與會議活動注冊人數之間并非直接正相關。

如果第一封郵件措辭得體，并在恰當時間發送給合適的受眾，那么就能夠吸引到本次會議活動的大部分參與者。

在發送第二封推廣郵件后，潛在感興趣的人可能會有點惱火，因為他們極有可能已經讀過郵件，而狂轟亂炸的郵件只會讓他們失去興趣。

除了電子郵件，社交媒體也是一個強大的工具，可以用于傳播即將舉辦的會議活動信息。可以將海報或是會議活動網頁鏈接發布在個人的微信朋友圈，向好友推薦或在相關的群組中分享。領英在美國和中國也都是非常強大的工具。

三、項目落實執行

所有的準備工作完成之后，終于到了會議活動舉辦日！在參與者到達之前，一定要保證房間內的布置全部完成，并且能夠容納所有參會者。

打開投影儀、測試麥克風并保證室內溫度舒適宜人。努力為參會者和演講者營造出有吸引力的與會環境。

最早的賓客可能在會議活動開始前30分鐘就抵達，要做好接受注冊、付款和開具收據和發票的準備工作。

即使參與者已經在線注冊并支付費用，也要作好至少10%的人員無法出席的準備。同時，也可能有人并未在線注冊，卻臨時出現在會議室門口，表示希望參加。

參會者注冊入場后，應為其提供食物或飲品，至少準備一些飲用水(熱水和冷水)。

在會議活動期間，要認真做筆記；爭取記錄下發言細節。在會議活動期間不用擔心筆記的格式問題，可以在結束后再整理潤色。

在會議活動期間，還要用照片進行記錄。出色的照片能夠完整展示參與者規模以及會場情況。在演講者組織有趣會議活動時，也應重點拍照記錄。保證會場光線平衡，利于拍攝時對焦。

四、報道宣傳

在會議活動召開一周之內，回顧會議期間所做筆記并整理出一份一頁紙的關鍵點概要，主要關注參與者從會議活動中的收獲或附加價值。

可以引用演講者的發言或者插入兩到三張會議活動現場照片。會議活動總結能夠讓會議活動結束后繼續發揮影響力，讓無法參與的人員也能夠獲得信息，了解會議活動情況。另外，分享成功的經驗將鼓勵人們參與未來的會議活動。

切記給參會者和演講者發送感謝郵件，你可以在郵件中附上會議活動總結以及其他照片。

同時，事先詢問演講者是否可以將他們在會議活動期間使用的演示文檔分享給參會者。

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