深圳會務公司_講真的做好這幾步會議策劃與執行并不難

決策者在企業經營中，面對風云變化的市場時局，都會制定不同的市場活動，或者公關活動來布局企業發展戰略，對于對于市場部、營銷部、品牌部、策劃部的小伙伴來說，如何配合領導將活動方案策劃好，并完美落地執行，應該是小伙伴非常渴望的目標達成。

為此，小編根據十余年的活動策劃從業經驗，給小伙伴具體梳理一下活動策劃與執行的具體細節，相信讀完本篇內容，活動策劃與執行對于小伙伴來說并不難。

一、方案撰寫八大要素

①活動主題、②活動時間、③活動地點、④活動對象、⑤活動描述、⑥活動規則、⑦預期效果、⑧成本預估

二、制作活動推進時間表，推進工作

方案通過后，正式進入執行階段，一般需要召集此次活動的工作人員召開一個準備會議。梳理活動節點，分配好各項工作并確定各項工作負責人，活動總負責人根據推進時間表跟蹤完成情況。

三、確定活動場地

線下活動則場地選擇尤為重要。過程中要考慮到場地的交通、星級、檔期、容納人數、環境等，實地考察過程中如會議室的長、寬、高、容納人數、是否有柱、舞臺搭建及布展等因素、桌型等、投影、麥克風、會議室門口簽到板的位置、茶歇的位置、房間的房型及設備設施、是否能提供獨立用餐區域等。如果你沒有辦法在有限的經費內選擇最符合活動主題的優質場地。

四、視頻、宣傳物料等設計制作

要注意各物料主題風格的統一，包括圖案、尺寸等，并跟蹤制作情況，包括材質、色差、打樣、工期等，確保保質保量完成。

五、制作活動執行方案，分解執行任務

制作一份活動現場執行方案，結合設定的活動流程，把簽到、主持、攝影、道具、場務、直播等現場執行中的各項工作分配到具體個人，執行方案一般精確到分鐘。

在線下執行之前的一兩天，召集所有執行人員開活動動員會，下發執行方案，逐項分解任務到個人，保證每個人都清楚自己到現場應該做什么工作。

六、制作物料、禮品清單

把活動所有需要用到的物料和禮品種類、數量注明，并備注各物品在活動執行中出現在哪個環節、什么地點，交待給各自的負責人，如果所需物料和禮品種類比較多，最好再做一個表格，交給各項物品負責人。

七、活動應急預案

至少要在活動開始前設想好最可能出現的幾種問題，并想好相應的解決辦法，在動員會上通知到可能出現問題環節的相應負責人，在活動進行中一旦發現問題迅速啟動應急預案。

八、活動場地布置及現場執行

一般提前一天或提前半天完成場地布置。

執行人員到場后應迅速進入各自工作崗位，簽到引導維護用戶、主持人再次熟悉串詞、各項物品負責人清單數量并準備提前送到預定位置、提前溝通攝影攝像說明需要什么場景人物特寫等拍攝需求。在活動正式開始時間前 1-2 小時到場，準備各自負責物料和獎品，尤其是負責簽到的同學，不要讓用戶覺得早到無人接待。

提前建一個活動執行群，出現突發情況，及時通報，比如某個執行人員遲到，總負責人要立馬安排其他人補位 。

九、活動流程

活動流程表根據活動環節安排而定，從開始到結束每項工作分配到個人。如果活動進行中再出現流程變化，總負責人趁主持間歇快速告知主持人以便主持人臨場應對，并通知其他執行人員。

十、用戶離場

最終預定的各項流程全部執行完畢，用戶離場，所有執行人員可以放輕松一些啦，大家拍個照片，盤點收集一下剩余物料和禮品，完成清場任務，就可以安心地去吃頓慶功宴犒勞自己啦。

十一、活動回顧和活動效果報告

活動結束后一般要有活動回顧。如果要求比較急甚至活動結束就要發布，那么總負責人要提前制定活動回顧人員，在活動進行中就同步寫作，并及時拷出攝影照片，這樣基本在活動結束后就能很快出稿了。

出稿后迅速交給負責投放渠道的同事安排投放。如果活動回顧要求不急的話，可以等改天再做，在約定時間前發出就好。

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