深圳會務公司_如何舉辦一場高效的會議活動？

想做一場高效的會議活動，最重要的就是你要有一個高效的團隊，畢竟人才是一場會議活動的主角和運營者。其次，就是對于會議活動的細節把控，具體如下：

一、精準的定位（包括對會議整體策劃、整個會議的整體形象設計、招商等）

二、高效的執行（比如策劃設計團隊，現場執行團隊，技術/設備團隊，后勤管理團隊，風險控制團隊等）

三、頂級的設備（包括高清P3LED大屏，珠江燈光，TD音響等等硬件）

四、智能互動(比如幻燈傳輸系統，會議（微）網站，會議直播等等）

五、全鏈路管理(如財務、風險控制、 關系維護及后勤管理、媒體宣傳等)

六、清晰的活動流程，具體如下：

1、召開會議的場地及參會人員住宿酒店

會議需要幾個主會場幾個分會場，參會人員大概有多少？這個是必須提前確定的，很多會展中心，酒店可能會在同一時期召開多個會議，如果不能及時確定會場和酒店，在后期會非常被動，很可能不能講會場安排在同一處，或者參會人員住宿安排不當。一般會場確定后，住宿酒店均在會場附近，VIP人員住在離會場最近的、最舒服的酒店。

2、會議的通知

需要不斷的、采用多種方式進行全方位的通知，告知全世界，“我要開會了”，做好的前期的宣傳造勢。

3、會議議程

盡快確定會議議程，并及時公布，以便于吸引他人參會，同時也有助于參會人數的確定。對于后期工作的開展是很必要的。

4、接送服務

來多數人，從哪里來，參會人員分為幾類（VIP、普通參會代表），分別用什么車，特殊的嘉賓誰去接站，接站站點負責人是誰？接站時間是多長？要不要設置接站固定點，都需要考慮清楚。

5、會議注冊

參會人員來了以后如何注冊，在哪里注冊，VIP和普通代表有沒有區別，有什么樣的區別？

6、大會講者材料的收集

盡可能提前收集，提前試好格式等等問題，如果實在不能收集那也要提前3個小時拷到會場的電腦上，不允許使用自己的電腦。因為隨時可能會出問題的。

7、工作人員手冊

這個簡直太重要了，有了它，大會就不用發愁了，在會議開始前1-2周，考慮此次會議的流程，參會代表從家里出發到會議結束，會出現什么問題，負責人全部要在腦袋里面過一遍，然后每一個環節安排負責人，如：機場接機負責人、車輛調動負責人，到了會場指引注冊人員、代表酒店安排人員，參會代表相關發言材料的收集、音響、話筒的負責人，各個分會場的負責人，當然了，每個負責人下面再根據情況配備工作人員，工作人員手冊人手一冊，配備每人聯系方式，方便及時溝通，會議召開前3天，每天開會匯報工作，提前一天各個分會場彩排。

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