深圳會議策劃公司干貨分享 | 從零開始學會議策劃

此篇文章，主要針對沒有會議活動策劃經驗的你，教你如何合理組織一場令人滿意的會議。

1、明確會議類型

會議類型分為對內會議和對外會議，了解此次會議的類型。對外會議除了公司內部人員參加之外，還會邀請客戶（渠道商、經銷商）、更大型的甚至會邀請媒體記者參加，所以對外會議比對內會議要復雜的多，合理安排會議的地點，綜合考慮交通情況，是很重要的。

2、明確會議預算

會議預算基本上由會議場地費、住宿費、餐費、人員費（演藝人員、主持人等演出費）、物料制作費構成。根據會議預算的多少，確定合適的場地召開會議，場地的選擇要契合公司的品牌形象。

3、明確會議內容

和領導溝通，確定好此次會議的內容，會議的主題、領導的發言順序，抽獎的安排、表演節目的安排等，制定出此次會議的流程，這份流程主持人、后臺（負責控制音樂、視頻、會議材料的切換）都要人手一份。

4、明確人員分工

要學會協調人員，明確人員分工，責任到人。嘉賓的簽到、引導和入座都應該有專人負責，要讓嘉賓感覺到準備充分，留下好印象。會議的流程、布展、主持人和演藝人員都應該由策劃人員全權負責，你是熟悉整個會議的總指揮，責無旁貸。在公司擔任客戶管理的人員，負責客戶的邀約、名單的確認以及客戶的介紹工作，誰的客戶誰負責。

5、明確會議方案

根據前面4個模塊的信息，整理確定出會議方案的初稿，交由會議小組確定。確定后終版方案，要召開會議，進行宣讀，明確各自的任務，按照時間進度跟蹤各個責任人的任務進度，進行合理的調配。

6、預留時間進行方案的跟進和調整

方案終版確定之后，往往會出現一些不可預料的事情，要提前溝通確認，比如嘉賓缺席、物料制作數量不夠，一般預留5-7天的時間進行調整。最后還有不能確定的事情，要在會議前兩天最終確認，要制定應急機制，防止墨菲定律的發生。

如果事情有變壞的可能，不管這種可能性有多小，它總會發生。 ——墨菲定律

7、會議布展提前一天

會議布展要提前一天完成，保證布展的效果。同時主持人、演藝人員要熟悉流程，后臺控制人員在現場進行模擬演練，達到熟練的效果。會議的相關素材要提前拷到目的會議地點的設備里，同時在開場前進行再次調試，確認沒有問題。

①7大要點就是準備階段要重點關注的模塊，只有準備的越充分，執行起來的效果才越好，越不容易出問題。

②實施階段直接確定會議的效果，也是對準備階段的檢驗，好的執行力才能保證會議活動的效果。

③總結階段是對這次會議的經驗總結，評估此次的會議效果（定性和定量的方法），梳理出此次會議的優點和缺點，為下一次會議提供經驗支持。

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