會旅國際實戰分享：如何做好會議活動和會務服務？

在職場江湖，從事人事行政、市場營銷、品牌推廣等崗位的小伙伴，日常肯定也舉辦過大大小小的各類會議活動，對于會議活動策劃或多或少都有所接觸或了解，但是，對于系統的會議活動策劃你是否能說的出來？

為了更系統的幫小伙伴了解會議活動策劃的各項細節，下面就分享一份深圳造勢策劃常用的會議活動策劃“指導手冊”，對于自己舉辦會議活動的小伙伴，只要完全按照流程布置操作肯定沒有錯；如果小伙伴是外包會務活動策劃公司執行，有了這份“指導手冊”，你也非常清楚了解會務公司的進展到哪一步，這樣也不會被會務公司忽悠。

好吧，接下來就言歸正傳，奉上干貨一份，如下：

一、前期（準備工作）

1、確認會議結構：

day1：接待來賓簽到入住

day2：上午新聞發布會、中午午宴；下午會議、展覽展示類；晚上晚宴類

day3：配套服務-觀光游覽

2、確認參會人員：

特別接待：政府要員（VIP）明星（VIP）

重點接待：主辦方領導（VIP）

一般接待：媒體記者、經銷商、供應商、主辦方領導、工作人員

3、確認協力公司：

搭建商：舞臺搭建　展示區搭建　周邊裝飾搭建

AV燈光供應商：燈光　音響　視頻　舞臺特殊效果

演出供應商、演職人員：藝人 演員 節目　演出服裝　排練　演出策劃　導演

人員派遣公司或個人：禮儀、翻譯、雜物人員

服裝及化妝供應商：服裝的設計與制作、發型師、化妝師

攝影攝像供應商：攝影師、攝像師

酒店：來賓住宿　餐飲　茶歇　VIP室　宴會廳　

實施場地：主會場　分會場　展示會場　發妝間　更衣室　VIP室　電力　保潔

旅行社：旅游服務　票務

出租汽車公司：車輛提供

印刷、禮品、彩排場地、影視制作、其它供應商……

4、你要取得的信息：

信息是否足夠與準確決定了后續工作的質量

客戶的背景資料：客戶的歷史反映出客戶的現在。

客戶的核心目的：為提升品牌形象？為引爆公關傳播？為促進銷售？為經銷商打氣？

客戶品牌（或產品）的特性：核心優勢是什么？推廣策略是什么？

本次會議的主旨：發布一個消息？推出一款產品？開創一個理念？

客戶對本次會議的預想：客戶最初的想法將影響整體活動的走向。

客戶的喜好與厭惡：有時個人意志主導了活動的走向，而我們要的是客戶滿意。

與我們開會的人，是否是最終的決定者。如果不是，我們要盡力去了解決定者的預想和好惡。

5、你要取得的資料：資料是否充分直接影響你的工作進度和效率

VI系統電子版（至少有LOGO、標準色、禁用色或禁用搭配）

產品廣告圖片及廣告影像客戶以往各類活動的資料照片

客戶公司的完整名稱

客戶接口人及接口人上級領導的姓名、職級、電話、手機、E-mail等基礎信息。

6、你要攜帶的物品：

記住你每做的一件事，都是為成功增加保障

著正裝出席

一臺筆記本電腦：隨時向客戶展示資料或投影

一臺數碼相機或DV：隨時拍下客戶的產品或道具

一支激光筆：方便你的講解一支筆、一個本：認真記錄下客戶傳達出的每一個重點信息

一支錄音筆：對會議做全程記錄，避免你向內部傳達了錯誤的信息

一張名片：讓客戶清楚的知道你的姓名及聯系方式，更重要的是讓他知道你在這個項目中扮演的角色。

 一張公司簡介光盤：讓客戶知道你身后有強大的團隊做支持

一份活動相冊：讓客戶知道我們有著豐富的經驗

一張項目推進表、一份確認事項單：教會你的客戶如何使用它。

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