怎樣寫會議策劃流程
發布時間:2019-02-11 09:37:18 | 瀏覽次數：
深圳會議策劃不是簡單的PPT的堆砌，而必須是根據會議的目的借助一定的科學方法和藝術，為決策、計劃而構思、會議策劃設計、制作策劃方案以達到最終的會議效果，好的會議策劃，一定是對具體的執行方案有深入的思考，具有可行性；一定是在某些方面有突破，有新意、有創意才行。今天我們一起來了解下怎樣寫會議策劃流程。
一、深圳會議策劃會前籌劃
確定會議主題→確定議事日程→確定參會人選
1、會前通知：通知參會人員
方式：電話通知或書面通知
內容：時間、地點、參加人員范圍、會議內容、會期、報到地點、要求（筆記等）
注意：通知后需落實有關負責人是否收到，并及時記錄
統計制作參會人員名單，包括參會人員所屬區域、姓名、性別、職務，并最后按照其職務統計分類；
統計交通路線，到達時間，飛機或火車，安排接送，詳細寫清楚參會人員所屬區域、姓名、性別、職務、電話；
2、聯系酒店：聯系房間
預定房間：（數量、類型、時間、價格）
聯系會議室：會議廳（容量、時間、設備、價格）
餐飲安排：是否需要在會議時準備茶點，是否需要在會后安排一個宴會，是否需要提供飲用水，正餐有多少人安排多少桌
3、會議準備材料：
A、領導講話稿；
B、發放資料：會議日程安排表、鉛筆和紙、講演稿（不做保密的可以為與會代表每人一份）、其他文件、房卡等；
C、會議設備：電腦、投影儀、激光筆、話筒、錄音錄像設備；
4、場地布置：
A、會議橫幅
B、主席臺的安排：誰？幾個人？怎樣安排？是否需要銘牌？位置如何安排、會場的衛生、椅子、凳子、是否夠用？怎樣安排？是多個分店（部門）的來的，除主管和中層外，其他要分區坐（座），一個團隊一個區域。
C、燈光、音響、話筒、空調、現場調試的人員，會場都要作好安排！（設備最好準備2套以上）
D、如果發放獎品：要提前準備好，先發的放在上面，后發的放在下面（但要注意不要混淆、怕壓的物品要注意單放）。準備的禮儀人員是否設置好上臺的時間、路線、方式？穿戴是否整齊、符合要求？會前是否進行過演練？
E、非常重要的會議，請速記員。
F、國際性會議，準備同音翻譯。
G支出預算：文件資料、路費、房間、餐飲、會議場地租借、相關設備及現場布置都需要花錢，大概多少費用也要在方案結尾概算一下。
二、深圳會議策劃會中安排
設立簽到處：參會人員統一簽到，領取房卡，發放資料袋，說明注意事項（比如手機、著裝），咨詢返程時間及交通路線，統計并通知安排；注意事項如下：
1、空調的溫度問題（作為主導會議方必須全程關注，溫度是否過高、過低），會場的空調在冬天合適，是否在夏季可以？（如果在高樓層，因為溫度會往上走，導致原空調失效），這些必須在會議前進行安排，可以提前進行降溫或升溫！
2、燈光音響效果：
3、會議中途休息：放音樂，1、播放時要注意選擇歌曲，要選擇輕音樂，膾炙人口的歌曲，避免流行歌曲、搖滾等不適合場景的歌曲2、聲音一定不能太吵，因為開會大腦都容易類，在下一節會議時會產生疲勞感3、在快開始前1-2分鐘關掉音樂，一般這是大家入座的通知，這時主持人要上臺組織大家入座。
4、確保條幅、話筒、投影儀、電腦、桌簽、咖啡杯、茶水等正常
5、確定會議記錄人員、話筒接遞員、會議攝像者等；
三、深圳會議策劃會后收尾
1、退房：結賬，收回房卡安置好不能及時離開的與會者。
2、送站：根據返程時間，統籌規劃，送參會人員
3、會議照片：如有人需要，抽時間拷給他們，會后郵件發送很不方便
4、收拾：會議物品，避免忙中出錯，遺漏東西
5、整理會議記錄，總結為會議紀要
6、進行會議總結，分析不足之處，保留不錯環節
會議指南：一、會議背景及目的、會議主題及議題、參辦單位、 大會主席、副主席、會議時間和地點；
四、參會嘉賓名單（姓名及職務）
五、會議日程安排（時間、地點、）
六、旅游安排（集合時間、地點，負責人，備用品，目的地，餐飲）
七、深圳會議策劃會議須知（所需證件、會議要求、注意事項）
以上內容為怎樣寫會議策劃流程，具體詳情與深圳會議策劃公司聯系。
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